Feedback geef je om de ander te helpen effectiever te functioneren of om kenbaar te maken dat je last ervaart van andermans gedrag.
-
Richt feedback op gedrag, niet op persoon.
-
Beschrijf concreet gedrag. (ver)oordeel en interpreteer niet.
-
Vertel wat het gedrag met jou doet: koppel nooit terug in termen van wij, zij of men, maar praat in 'ik-termen'.
-
Geef feedback op een rustig moment, zo kort mogelijk nadat het gedrag zich heeft voorgedaan.
-
Luister aandachtig.
-
Ga niet onmiddelijk verklaren of verdedigen, wees nieuwsgierig en vraag door.
-
Vraag om tips (hoe het anders kan). Vraag naar de wens achter de 'kritiek'.
-
Bedank de gever! Waardeer de moeite en de tijd die de ander in je investeert.
We gaan ervan uit dat er niet één waarheid is en dat ieder de situatie ervaart vanuit zijn of haar eigen perspectief. Succesvol onderhandelen kent vier criteria:
-
Scheid persoon van probleem.
-
Denk in termen van belangen: win-win.
-
Benoem objectieve criteria.
-
Creëer diverse oplossingen.
Timemanagement is het onderscheiden van hoofd- en bijzaken en het stellen van prioritieten. Dat kan alleen als er visie en teamdoelen zijn. Het volgende schema geeft de principes van Pareto en Eisenhower weer:
|
|
|
urgent |
urgent |
|
|
|
|
ja |
nee |
80/20 regel |
|
belangrijk |
ja |
A
(zelf)
direct doen |
B
Plannen |
A + B =min.
80% van de tijd |
|
belangrijk |
nee |
C
Delegeren |
D
In het 'ronde'
archief
|
C + D = max.
20% van de tijd |
-Belangrijk heeft voorrang op urgent.
-Team A- en B-taken gaan voor individuele A- en B-taken.
-A- en B-taken gaan altijd voor C- en D-taken.
5 Rolverdeling en onderlinge afstemming
Binnen een team heeft ieder zijn of haar kwaliteiten en rol. Binnen een team gaat het er niet om wie wat doet, maar dat iemand het doet.Een team presteert top als iedereen verantwoordelijkheid neemt voor:
-
de inhoud (de taak),
-
de procedures en werkprocessen,
-
informele communicatieprocessen,
-
ieders bijdrage erin,
-
klantreacties en deze weet terug te koppelen naar de juiste personen,
-
het elkaar op de hoogte houden van wat er speelt,
-
elkaars ontwikkelingsprocessen,
-
het bijstellen van de rolverdeling als dat de resultaten ten goede komt.
Iedereen heeft zijn eigen voorkeurstijl om conflicten te hanteren. Elke stijl heeft voor- en nadelen (afhankelijk van situatie).
| hoog |
forceren |
|
samenwerken |
|
|
|
|
|
zorg voor
eigenbelang |
|
compromis zoeken |
|
|
|
|
|
| laag |
vermijden |
|
toegeven |
|
laag |
zorg voor anderen |
hoog |
7 Conflictstijlen effectief inzetten
| conflictstijl |
Geschikte situatie |
| forceren |
belangrijke kwestie |
|
het is winnen of verliezen |
| vermijden |
onbelangrijke kwestie |
|
uitstel is gunstig |
| toegeven |
je zult toch verliezen |
|
de ander heeft gelijk |
|
kwestie is voor de ander belangrijker |
| compromis zoeken |
even belangrijk voor beiden |
|
weinig tijd/energie/motivatie voor duurzame oplossing |
| samenwerken |
belangrijke kwestie voor beiden |
|
er is tijd /energie/motivatie voor duurzame oplossing |
|
|
|
|
8 Doelen stellen en afspraken maken
Te vaak kun je doelen en afspraken op verschillende manieren interpreteren!
Doelen en gewenste resultaten formuleer je SMART
S pecifiek
M eetbaar
A mbitieus
R ealistisch
T ijdsgebonden
9 Zeven regels voor communicatie
De kans dat we elkaar misverstaan, is groter dan dat we elkaar direct begrijpen.
-
onderscheid hoofd- en bijzaken (doel- en resultaatgericht)
-
je beïnvloed elkaar altijd (verbaal, maar zeker ook non-verbaal)
-
storingen hebben voorrang (procesopmerkingen maken als het proces de taken verstoort)
-
luister actief -> LSD (luisteren, samenvatten,doorvragen)
-
geef afwijkende meningen de ruimte
-
controleer of je boodschap aankomt
-
ieder is verantwoordelijk voor de balans tussen inhoud*, formele procedures* en interactieprocessen* en voor zijn of haar eigen bijdrage hierin
*inhoud = de werkzaamheden, bespreekpunten
*formele procedures = de werkprocessen
*interactieprocessen = wijze van communiceren
Hoe heftiger de emoties zijn, hoe belangrijker iets is voor iemand. Waar let je op, als je je ongenoegen wilt uiten:
-
Doe het tijdig, neem als stelregel binnen 3 dagen.
-
Bereid je voor (zie feedbackregels).
-
Controleer je opvattingen: klopt je interpretatie van wat de ander bedoelde?
-
Hou het feitelijk.
-
Indien nodig: neem een time-out, maak een afspraak wanneer wel en gebruik de tijd om rustig te worden.
-
Vraag iemand procesbegeleider te zijn bij een heftig gesprek.
bron: Samenspel in teams - Marijke Lingsma en Martijn van der Meer
|
|
10 samenwerkingsingrediënten
Gebruik deze ingrediënten als je de samenwerking binnen teams wilt verbeteren.
|
